3 идеи как да пишете по-добри имейл теми/заглавия (email subject lines)

пощенска кутия

Имейл темата е много важна или както е известна на английски email subject line. В идеалния случай тя трябва накратко да описва за какво става въпрос в имейла, без изобщо да се налага получателя да го отворя.

Защо изобщо да си правите труда да пишете по-добри имейл теми?

Имейл темите позволяват на колегите или клиентите ви да си приоритизират по-добре вашия имейл.

Друга причина за добрата имейл тема е, че в днешно време търсенето в имейли е доста добро и можете да намерите всеки имейл в рамките на няколко секунди…. разбира се, ако сте направили преди това сте написали описателна имейл тема, а не сте я оставяли празна, защото сте били „заети“.

Да, възможно е да се използва търсене по имейл адрес на изпращача, но не е много ефективно, защото изпращаме и получаваме стотици имейли на ден. Да проверяваме доста имейли само и само, за да намерим правилния имейл изисква много време и ще повлияе на вашата производителност. Говоря от личен опит.

Ако ползвате следните имейл теми това ще накарат получателя да отвори съобщението, за да види за какво става въпрос и да губи излишно време.

Примери за лоши теми от имейл.

  • Празна тема
  • Имам въпрос
  • Можеш ли да помогнеш
  • Зает/а ли си?
  • Имаш ли минутка?
  • Поооомощ
  • Ко пр.
  • ?

Ето моите съвети за добри имейл теми.

1. Започнете да пишете имейла в определена последователност

  1. Съобщение
  2. Имейл тема
  3. Имейл на получател

Когато започвате да пишете имейл първо напишете съобщението, след това на база на написаното имейл темата и накрая въведете имейл адреса на получателя.

Като започнете в този ред, ще имате по-добра представа какво да включите в темата на имейла. Опитайте да се придържате само към една единствена тема или конкретен казус. Ще напиша статия по тази тема скоро защо това е важно.

Причината имейла на получателя да бъде добавен последен е защото по този начин програмата за електронна поща няма да ви позволи да изпратите имейла преди да е готов.

Случвало ми се е без да искам да натисна някаква клавишна комбинация и да изпратя имейла още преди да е завършен. Сигурноо знате, че Gmail има възможност някъде в настройките, която ви позволява да откажете имейл, който е на път да бъде изпратен, но само в рамките на 30-60 секунди след натискане на бутона изпрати. Това може да ви спести от неприятни грешки.

2. Поставете допълнителна полезна информация в началото – номер на проект / номер на билетче/ticket id / ​​клиентския код.

Предпочитам да слагам името на проекта, клиентския код и/или номер на билет (ако има такъв) преди темата, защото клиентът може да има няколко сайта или проекта и лесно може да прецени за кой проект е имейла.

Например “Свястен Клиент” има проект за site1.com;

Тема: [SK site1.com] Тестването на функционалност XYZ е направено. Сега е ваш ред.

SK е съкращение от свястен клиент. Важно е да има това, защото ние и / или клиентът можем да автоматизираме нещата в бъдеще или клиентът да си автоматизира нещата.

Примерно да настроим имейл филтри за определени ключови думи.

Може да има имейл филтър за определени клиенти или проект да пренасочват към SMS услуга. По този начин ще бъдете известени ако има имейл за проекта и можете да реагирате възможно най-бързо без да се налага да гледате имейла си на всеки 5 минути.

3. Ясни действия

Използването на ясен призив за действие (Call to Action) в темата на имейла е много добра идея. Така клиентът ще знае какво се очаква от него дали трябва да направи нещо или имейлът е само информативен. Важно е понякога и да пращаме задачи към клиентите, а не само те към нас. Ако клиентът изпълни задачите в добър срок, това е добър индикатор, че ще имате добри и дългосрочни бизнес отношения.

Сигурен съм, че във всяка сериозна фирма, както и в моята – Orbisius ;) , имат процеси за тестване и всеки от екипа трябва да тества софтуера и/или част от него. Въпреки, че този процес дава възможност доста грешки да се хванат, няма гаранция, че 100% от грешките ще бъда хванати. Точно поради тази причина искаме клиента също да тества и софтуера.

Колкото повече хората тестват софтуера, толкова повече грешки ще “хванем” и той ще работи по-качествено. Програмистите тестват нещата по различен начин от хората с бизнес / маркетинг умения. Основната цел е да има добре работещ софтуер, независимо кой намира грешките.

Понякога добавям допълнителен текст, за да привлека вниманието на клиента към имейла.

Тема: [SK site1.com] Action Required: We’ve done the testing. Now it’s your turn.

Важно е след като бъде завършена дадена функционалност тя да се тества възможно най-бързо. Защото идеите и са все още „свежи“ в съзнанието на човека работил по задачата. Ако оставите няколко седмици да минат, който подхване задачата ще трябва да навлезе отново в нея и няма да е ефективно. Другата полза е, че функционалността може да бъде пусната по-рано и така клиентите ще могат да споделят отзиви, докато се работи по другите задачи.

Какво можете да направите, ако клиентите игнорират вашия процес?

Някои клиенти ще ви изпращат съобщения в Slack, Skype, Viber или дори във Facebook. От вас зависи да ги подканите (учтиво) да продължите в имейл или в ticket системата, която ползвате, за да може нещата да са по-организирани.

Бъдете търпеливи с тях. Изискват се усилия, за да се постигне промяна.

На мен ми се е налагало да копирам дискусията от друга платформа като скайп/Facebook и тн, да оправя нейното форматиране и да сложа обсъденото в имейл до клиента, така че да документираме разговора.

Ако клиент ви изпрати имейл без тема, трябва да прецените дали е нещо важно или не. Ако е важно, редактирайте имейл темата и така да отговорите.

Понякога дори съм слагал „Re:“ в началото на имейла, така че да изглежда, че е добавен от програма за електронна поща.

Пример: Re: Срещата на Декември 31, 2020 е отложена.

В заключение бих казал, че ползвайки добри имейл теми (subject line) ще имате по-добре организирана електронна пощенска кутия, няма да е нужно да помните всички подробности от даден имейл. Само трябва да знаете как да търсите. Това ще освободи мисловните ви ресурси за по-важните нещата в работата ви.

Вие как подхождате с вашите имейли?